Een participatieplan is een plan dat beschrijft hoe je een participatieproces gaat aanpakken. Het helpt jou bij het vooraf uitdenken van het proces, zodat je een goed beeld hebt van de kaders en uitgangspunten die van toepassing zijn, met welke stakeholders je te maken hebt, hoe je de participatie vorm gaat geven en welke rollen en invloed er is in het proces. Heel belangrijk als het gaat om verwachtingenmanagement. Want met een vooraf opgestelde participatieaanpak weet iedereen precies waar die aan toe is.

Waarom een participatieplan?

Het opstellen van een participatieaanpak is belangrijk. Waarom? Dat leggen we je graag uit.

• Structuur: Een participatieplan geeft handvatten en structuur aan je proces. Het helpt om de stappen in het participatieproces zorgvuldig te zetten en succesvol tot uitvoering te brengen.
• Doordacht proces: Door vooraf goed na te denken over de relevante aspecten die voorbij komen in een participatieproces en over de stappen en de wijze van participatie verdiep je je in hoe de participatie tot meerwaarde is en daadwerkelijk kan bijdragen aan de opgave waar je voor staat.
• Communicatie: Het participatieplan gaat in op de wijze waarop je gaat participeren. Hierdoor ontstaat een heldere communicatie, omdat voor iedereen duidelijk is hoe het proces eruit ziet.
• Transparantie: Kaders, uitgangspunten , rollen en andere afspraken worden vastgelegd in het participatieplan. Hierdoor is voor iedereen (ook voor de besluitvorming en de rol van de politiek/bestuur) duidelijk wat hun invloed is en hoe het proces eruit ziet.
• Capaciteit en middelen in beeld: Participatieprocessen kosten tijd en geld. Het is daarom verstandig om voor de begroting van een project of ter voorbereiding van een kredietaanvraag de kosten in beeld te hebben. Door een participatieplan te maken, kun je deze kosten beter inschatten.
• Toetsingskader kwaliteit participatieproces: Misschien wel de belangrijkste reden om een duidelijk participatieplan op te stellen is dat het dient als toetsingskader voor de participatie. Wil je kunnen beoordelen of de participatie goed is gelukt? Dan gaat het om het proces en de resultaten uit dit proces. Door in het participatieplan duidelijjk het doel van de participatie op te nemen, de kaders en uitgangspunten op een rij te hebben en de stakeholders in beeld te hebben, kan achteraf veel beter getoetst worden of de participatie geslaagd is. Zonder participatieplan is dit onmogelijk en blijf je verzanden in discussies over de vraag of de participatie gelukt is.
• Altijd maatwerk: Een participatieplan is altijd maatwerk, want elk proces is anders. Immers elke opgave heeft z’n eigen context, voorgeschiedenis, kaders en doelgroepen. Ook is het belangrijk om flexibiliteit in het proces te houden. Een participatieplan is daarom nooit in beton gegoten.
• Beleidsregels aanvraagvereiste gemeenten: In de beleidsregels die gemeenten hebben voor de aanvraagvereiste van participatie staat vaak opgenomen dat initiatiefnemers een participatieaanpak moeten maken. Deze aanpak kan onderdeel uitmaken van de beoordeling van participatie bij de vergunningaanvraag.

Hoe ziet een participatieplan eruit?

Aan de hand van zes stappen kom je tot een gedegen participatieaanpak. Deze aanpak resulteert uiteindelijk in een plan waar de volgende onderdelen in zijn opgenomen:

1. Waarom dit proces? Oftewel, waarom organiseer je participatie? Wat wil je met het participatieproces bereiken? Wat zijn je participatiedoelen? Hierbij wordt een relatie gelegd met de treden van de participatieladder. Concreet: wil je input ophalen bij stakeholders, wil je hun kennis gebruiken om het plan beter te maken, wil je de stakeholders informeren en gemaakte keuzes uitleggen?
2. Wat is de mate van invloed? Dit zijn de kaders en randvoorwaarden die de participatieruimte bepalen. Dit zijn juridische, financiële, ruimtelijke, sociale, organisatorische en beleidskaders die gelden voor je opgave. Wat ligt vast en wat niet? Waar hebben stakeholders nog invloed op? En wat is je participatievraag?
3. Wie betrekken we? Welke stakeholders zijn er allemaal bij jouw opgave. Welke belangen hebben ze, wat is hun ivloed? Hebben ze een relatie met elkaar (kunnen ze elkaar bijvoorbeeld versterken?), etc. Met een omgevingsanalyse maat je inzichtelijk welke stakeholders er zijn. En maak je een verdieping in de verschillende doelgroepen.
4. Hoe gaan we de participanten betrekken? Pas als de bovenste drie vragen beantwoord zijn, bepaal je welke werkvorm het beste past bij je participatiedoel, mate van invloed en doelgroep. Denk ook aan digitale participatievormen om een breder publiek te bereiken.
5. Waar komen we in contact met de participanten? Waar ga je de participatie organiseren? Dat geldt voor fysieke ontmoeting (laagdrempelig en toegankelijk), maar ook voor online participatie. De locatie kan allesbepalend zijnvoor het slagen van participatie.
6. Wanneer vinden de participatiemomenten plaats? Dit is de planning. Welke momenten, welk tijdstip kies je? Welke dag? Hou rekening met vakanties, feestdagen (ook Suikerfeesten en Carnaval), belangrijke evenementen (zoals voetbalwedstrijden).

Workshop ‘Een participatieplan maken dat werkt!’

Wil je in één dag leren hoe je een goed participatieplan schrijft? Dan bieden we de workshop ‘Een participatieplan maken dat werkt’ aan. In één dag leer je over de onderdelen van een participatieplan en leer je om de juiste afwegingen te maken voor jouw plan. Je gaat naar huis met een eerste opzet voor een participatieplan voor jouw eigen casus, die je daarna zelf, of met onze begeleiding, verder kunt uitwerken. Meer weten of direct aanmelden? Kijk op onze website voor meer informatie.

Format participatieplan

Ga je voor het eerst een participatieplan schrijven en weet je niet zeker hoe je de onderdelen hierin verwerkt? Of heb je gewoon behoefte aan een beetje hulp? Wij ontwikkelden een handig format voor je. Even goed nadenken, invullen, printen en klaar! Koop het format voor een participatieplan en je kunt direct zelf aan de slag met het Word-document. Handig!

Meer lezen over participatie?

Ben je door het lezen van dit blog het participatieplan benieuwd geworden naar meer praktische tips of juist verdieping op gebied van participatie? In ons handboek bewonersparticipatie gaan we uitgebreid in op de zes onderdelen van een participatieplan. Je koopt het handboek hier. Het handboek bewonersparticipatie is hét handboek dat elke professional die iets met bewonersparticipatie doet op het bureau, in de kast of in je tas wil hebben. Met basistheorie, praktijk én verdieping en heel veel praktijkvoorbeelden.

Heb je hulp nodig bij participatie?

Via ons participatiebureau ParticipatieKracht verzorgen we zowel strategisch advies als participatiemanagement. Ook ontzorgen we met onafhankelijke gespreksleiding tijdens bewonersbijeenkomsten.

Wil je zelf beter worden in een goede voorbereiding en uitvoering van participatieprocessen? Neem dan eens een kijkje bij onze workshops en trainingen op open inschrijving (basis/verdieping) of kies samen met collega’s voor een incompany training op maat.