De voorbereiding achter de schermen is zo goed als klaar, dus tijd om naar buiten te treden en mensen uit te nodigen voor het participatiemoment.

Een uitnodiging verstuur je ruim van tevoren, maar niet te vroeg. Twee weken voor het participatiemoment de uitnodiging op de mat laten vallen, is mooi op tijd.

Hoe nodig je belanghebbenden uit?

Direct omwonenden en direct belanghebbenden worden ‘persoonlijk’ uitgenodigd, andere geïnteresseerden kunnen een algemene aankondiging zien via een nieuwsbrief, participatieplatform, wijkblaadje of publicatie op de gemeentelijke website.

Persoonlijk uitnodigen bestaat minimaal uit een op naam geadresseerde brief, ansichtkaart of flyer, zodat deze ook wordt bezorgd bij mensen met een nee-nee-sticker. Afhankelijk van het aantal personen en de impact van het project kan ervoor worden gekozen om uitnodigingen persoonlijk langs te brengen en deze zelf te overhandigen. Maak het verspreidingsgebied van de persoonlijke uitnodigingen liever iets te groot dan te klein. Het wekt wrevel als mensen die door een verandering in hun leefomgeving geraakt worden, niet worden uitgenodigd.

De afzender van de uitnodiging

Denk na over de afzender van de uitnodiging. Wie is dat? De gemeente, een andere overheidslaag, een projectontwikkelaar, een woningcorporatie, een bedrijf of een andere organisatie? Zeker in wijken waar veel mensen wonen die post van instanties liever niet openen, is dit een aandachtspunt. In andere wijken werkt het juist erg goed als de overheid de afzender is.

Wat vermeld je in een uitnodiging?

Vermeld in de uitnodiging minimaal de volgende informatie:

• Wanneer is het participatiemoment? Noem dag en datum.
• Waar vindt deze plaats? Wees specifiek en neem het volledige adres op. Voeg eventueel een routebeschrijving toe.
• Wie zijn er uitgenodigd? Oftewel: mag iedereen komen of is het alleen voor genodigden.
• Wat is het onderwerp? En leg dit in duidelijke taal uit.
• Waarom is het belangrijk om mee te doen? Vertel wat er tijdens de bijeenkomst gaat gebeuren en welke invloed de deelnemers hebben.
• Hoe laat is de bijeenkomst? Noem begintijd en een indicatie van de eindtijd.

Neem altijd contactgegevens op waar men terecht kan met vragen. Bij voorkeur is dit zowel een mailadres als een (rechtstreeks) telefoonnummer. Maak je gebruik van het algemene telefoonnummer van jouw organisatie? Vermeld dan de naam van de persoon naar wie ze moeten vragen en informeer de telefonisten dat er gebeld kan worden.

Is er al ergens meer informatie te zien? Verwijs hier dan naar. Een participatieplatform of speciale website kan hiervoor worden ingezet.

Om je te helpen een goede uitnodiging te maken, hebben we een handige checklist ontwikkeld. Je kunt deze hier gratis downloaden.

Meer lezen over participatie

Dit blog over het uitnodigen voor een participatiebijeenkomst is een bewerking van paragraaf 6.2 uit het Handboek Bewonersparticipatie.

Ben je door het deze van dit blog benieuwd geworden naar ons handboek? Via onze website kun je het boek bestellen. Het is hét handboek dat elke professional die iets met bewonersparticipatie doet op het bureau of in de kast wil hebben. Met basistheorie, praktijk én verdieping en heel veel praktijkvoorbeelden.

Heb je hulp nodig bij participatie?

Via ons participatiebureau ParticipatieKracht verzorgen we zowel strategisch advies als participatiemanagement. Ook ontzorgen we met onafhankelijke gespreksleiding tijdens bewonersbijeenkomsten.

Wil je zelf beter worden in een goede voorbereiding en uitvoering van participatieprocessen? Neem dan eens een kijkje bij onze workshops en trainingen op open inschrijving (basis/verdieping) of kies samen met collega’s voor een incompany training op maat.