Eindelijk is het zover, de participatiebijeenkomst gaat plaatsvinden. Soms kan dat best spannend zijn, zeker wanneer de nodige weerstand wordt verwacht. In dit blog delen we de tips om de bijeenkomst in goede banen te leiden. Welke tips voor jou van toepassing zijn, hangt samen met de gekozen werkvorm en of er sprake is van een offline, online of hybride bijeenkomst.

Het begint met een draaiboek

Een participatiebijeenkomst in goede banen leiden, begint met het hebben van een draaiboek met daarin een taak- en rolverdeling. Zo is voor alle aanwezigen duidelijk wat ze moeten doen en wordt voorkomen dat er geen laptop aanwezig is, de koffie wordt vergeten of er andere ongewenste situaties plaatsvinden. In het draaiboek staan veel praktische zaken die geregeld moeten zijn.

Zorg dat alle aanwezigen tijdig het draaiboek hebben en dat ze bevestigen dat ze kennis hebben genomen van de inhoud.

Zaalindeling

De zaalindeling moet passen bij de gekozen werkvorm.

Ga je in groepjes aan de slag? Dan kies je voor tafels waar mensen omheen kunnen zitten. Of je laat de tafels weg waardoor mensen in een open kring het gesprek aangaan. Tafels weglaten zorgt dan voor een actievere houding van de deelnemers.

Is een bijeenkomst (deels) plenair? Met ruimte voor vragen stellen? Kies dan niet voor de bioscoopopstelling in lange rijen en één looppad, maar liever voor een ovale vorm of halve cirkel. Zorg er sowieso voor dat de gespreksleider makkelijk tussen de mensen door kan lopen met de microfoon.

Een zaalindeling tussentijds wijzigen omdat er van werkvorm wordt gewisseld kan, maar is niet ideaal. Combineer het eventueel met een korte koffie- en theepauze voor de deelnemers of zorg dat het veranderen van de zaalindeling onderdeel is van een van de werkvormen.

Soms lijk je gebonden aan een vaste zaalindeling van de locatie. Toch is er meer flexibiliteit mogelijk dan vooraf wordt gedacht. Bijvoorbeeld door het zelf meenemen van een beamer en scherm, het huren van extra stoelen of het gebruiken van meerdere ruimtes.

Bij het maken van de zaalindeling wordt uitgegaan van het verwachte aantal bezoekers. Zorg dat er altijd extra stoelen aanwezig zijn om aan te schuiven en spreek in het draaiboek af wie hiervoor verantwoordelijk is.

Om het kiezen makkelijker te maken, hebben we een handig hulpmiddel gemaakt voor zaalindelingen bij participatiebijeenkomsten. Je kunt ‘m downloaden via de link of button.

Gespreksleider

Een participatiebijeenkomst heeft een gespreksleider nodig, zo’n iemand wordt dagvoorzitter genoemd. Diegene heeft de verantwoordelijkheid om de avond in goede banen te leiden. Afhankelijk van het onderwerp, de werkvorm en de verwachte weerstand kan er gekozen worden voor een gespreksleider uit de eigen organisatie of een externe gespreksleider. Het is aan te raden om hiervoor iemand te kiezen die geen inhoudelijke rol tijdens de bijeenkomst heeft en die niet op een andere manier betrokken is.

Een gespreksleider opent de avond, heet de aanwezigen welkom, stelt degene voor wie er namens de initiatiefnemer is en legt uit wat het doel en programma van de avond is. Daarna komen anderen aan het woord. Dit kan door middel van een presentatie zijn, maar denk eens aan creatieve vormen om plenaire informatie te brengen, zoals een vraaggesprek of panel. Wordt er in groepjes gewerkt? Dan legt de gespreksleider uit wat de bedoeling is.

De gespreksleider zorgt ervoor dat iedereen zich gehoord en gezien voelt en is de verbindende schakel tussen de vakinhoudelijke deskundigen en de mensen in de zaal. Diegene moet zich in beiden kunnen verplaatsen, maar is zelf ‘radicaal neutraal’. De mening van de gespreksleider doet er niet toe, diegene richt zich alleen op het proces van de bijeenkomst.

Tips voor gespreksleiders tijdens een participatiebijeenkomst:

• Jij start de avond, pas daarna komen anderen aan het woord.
• Geef nooit de microfoon uit handen (ook niet aan een wethouder of collega), zo houd je regie.
• Zorg dat je oogcontact hebt met de mensen in de zaal die onrustig zijn en laat merken dat je ze gezien hebt en bij ze gaat komen.
  Straal kracht en rust uit, en wees empathisch.
• Durf in te grijpen en af te wijken van het programma als dat nodig is voor de mensen die uitgenodigd zijn.

Aan het einde van de bijeenkomst sluit de gespreksleider de avond af en laat vertellen wat het volgende contactmoment is en vat samen welke afspraken er zijn gemaakt.

Herkenbare aanwezigheid

Vaak zijn bij een participatiebijeenkomst meerdere vertegenwoordigers van de initiatiefnemer aanwezig. En daarnaast kunnen medewerkers van de gemeente, een corporatie of welzijnswerk aanwezig zijn. Zorg dat alle mensen die vanuit hun functie aanwezig zijn als zodanig herkenbaar zijn. Dit wordt meestal gedaan door het gebruiken van opspeldbare naambordjes.

Iedereen die functioneel aanwezig is, kan een rol spelen tijdens de bijeenkomst. Denk aan het verwelkomen van mensen die binnenkomen, even helpen met extra stoelen pakken of bijspringen bij collega’s die heel veel vragen krijgen. Een participatiebijeenkomst doe je met z’n allen en je zorgt er met z’n allen voor dat alle aanwezigen zo gastvrij mogelijk worden ontvangen en zo goed mogelijk mee kunnen doen. Ga in ieder geval niet bij elkaar hangen of fluisterend praten over mensen die aanwezig zijn.

Tijdsindeling

In het draaiboek is een tijdsindeling van de bijeenkomst opgenomen. Sommige tijdstippen zijn bekend bij de mensen die gaan deelnemen, zoals de aanvangstijd en de verwachte eindtijd. Geef aan van wanneer tot wanneer men kan binnenlopen voordat de bijeenkomst echt start. Alle overige tijdstippen worden niet vooraf gedeeld, hierdoor is een gespreksleider flexibeler om bepaalde onderdelen van het programma meer tijd te geven en andere juist minder. De volgorde van de verwachte activiteiten tijdens de bijeenkomst kun je wel delen.

Vaak heeft een traditionele plenaire bijeenkomst geen pauze, net als inloopbijeenkomsten. Duurt een plenaire bijeenkomst langer dan 1,5 uur? Dan is een pauze wel aan te raden. Je kunt je afvragen of een plenaire bijeenkomst die zo lang duurt wel zinvol is, rekening houdend met de spanningsboog van de meeste mensen. Het kan dan een betere keuze zijn om het plenaire gedeelte met andere werkvormen te combineren. De wisseling van werkvormen is het ideale moment om een pauze aan het programma toe te voegen.

Werkvormen voorbereiden

Als er tijdens de participatiebijeenkomst gebruik wordt gemaakt van verschillende werkvormen, dan moeten deze voorbereid worden. Mogelijk is er materiaal voor nodig of moet tussentijds de zaalindeling worden aangepast. Al deze informatie wordt opgenomen in het draaiboek.

Zorg dat alle materialen geordend zijn en neem voor de start van de bijeenkomst genoeg tijd om deze klaar te leggen. Neem van alles ruim voldoende mee en controleer dit vooraf goed. Zeker in de avonduren is het lastig om even snel kopietjes te maken of extra pennen te regelen.

Afsluiting

Sluit een participatiebijeenkomst goed af:

• Vat kort en neutraal samen wat er is besproken.
• Herhaal gemaakte afspraken.
• Vertel wat de vervolgstappen zijn en waar men de voortgang van het project kan volgen.
• Bedank alle aanwezigen voor hun komst.

Soms is na afloop van de bijeenkomst de mogelijkheid om informatie te bekijken op panelen of om nog een kopje koffie te drinken. Gebruik die tijd om informeel na te praten met de aanwezigen.

Een online of hybride bijeenkomst in goede banen leiden

Aanvullend op bovenstaande gelden er voor online en hybride bijeenkomsten een aantal andere zaken om rekening mee te houden. Zo is het bij een online bijeenkomst verstandig om ergens te gaan zitten waar je niet wordt gestoord door anderen en is het handig om wat vaker pauzes in het programma te zetten.

Denk bij online en hybride bijeenkomsten aan de binnenkomer. Vanaf wanneer mogen mensen online binnenkomen en wat zien en horen ze dan? Zorg voor gastvrijheid. Een ander belangrijk punt bij het online en hybride bijeenkomsten is dat er iemand verantwoordelijk moet zijn voor de techniek. Dit is niet iemand die al een andere rol heeft tijdens de bijeenkomst. Je hebt hiervoor dus minstens één extra persoon nodig. Als er veel gebruik wordt gemaakt van de chatfunctie kan het zelfs aan te raden zijn om twee extra personen hiervoor in te zetten.

Bij een online bijeenkomst kunnen tools als Kahoot, Mentimeter of Slido zorgen voor interactie. Andere mogelijkheden om voor interactie te zorgen tijdens online en hybride bijeenkomsten zijn bijvoorbeeld vragen stellen via de chat, uit elkaar gaan in break-out rooms en opdrachten die mensen thuis kunnen uitvoeren.

Tot slot. Ga je tijdens een online of hybridebijeenkomst je scherm delen? Zorg dan dat alle schermen die niet nodig zijn, afgesloten zijn en dat het scherm dat je wel wilt delen klaar staat. Dat voorkomt vervelende blunders.

Meer lezen over participatie

Dit blog over het in goede banen leiden van een participatiebijeenkomst is een bewerking van paragraaf 6.5 uit het Handboek Bewonersparticipatie.

Ben je door het deze van dit blog benieuwd geworden naar ons handboek? Via onze website kun je het boek bestellen. Het is hét handboek dat elke professional die iets met bewonersparticipatie doet op het bureau of in de kast wil hebben. Met basistheorie, praktijk én verdieping en heel veel praktijkvoorbeelden.

Heb je hulp nodig bij participatie?

Via ons participatiebureau ParticipatieKracht verzorgen we zowel strategisch advies als participatiemanagement. Ook ontzorgen we met onafhankelijke gespreksleiding tijdens bewonersbijeenkomsten.

Wil je zelf beter worden in een goede voorbereiding en uitvoering van participatieprocessen? Neem dan eens een kijkje bij onze workshops en trainingen op open inschrijving (basis/verdieping) of kies samen met collega’s voor een incompany training op maat.