Participatiebeleid implementeren, hoe doe je dat?

Veel overheden zijn aan de slag met het participatiebeleid. Want dat is een verplichting vanuit de Omgevingswet. In de motie van Nooren, die is aangenomen tijdens de behandeling van de Invoeringswet Omgevingswet, worden alle overheden verplicht om participatiebeleid op te stellen.

In het participatiebeleid worden tal van onderwerpen en beleidskeuzes op gebied van bewonersparticipatie opgenomen. Veelal gericht op een concreet stappenplan of systematische aanpak van bewonersparticipatie. Sommige overheden gaan nog een stapje verder en nemen ook de indieningsvereiste vanuit de Omgevingswet en de rol van de gemeente bij participatie door initiatiefnemers (overheidsparticipatie) op. De inhoud van het participatiebeleid zelf hoeft niet ingewikkeld te zijn en moet vooral houvast en voldoende mogelijkheden tot maatwerk bieden. De weg om te komen tot het participatiebeleid en de route na de vaststelling van het beleid zijn echter cruciaal.

Betrokkenheid bij het participatiebeleid

Het is belangrijk dat het participatiebeleid meer wordt dan alleen een beleidsnota op papier. En dat het een beleidsstuk wordt van de hele organisatie, waar iedereen (medewerkers en bestuur) ook daadwerkelijk mee uit de voeten kan.  

Daarom is het van belang om al tijdens het opstellen van het beleid betrokkenheid en draagvlak in de organisatie te creëren. Door degenen die ermee moeten gaan werken ervan bewust te maken dat er beleid aan komt en door hen ook daadwerkelijk te betrekken bij de totstandkoming van het beleid.

Zo betrek je je organisatie

1. Laat medewerkers meedenken tijdens de totstandkoming van het beleid. Met een integrale projectgroep met medewerkers vanuit verschillende teams, krijg je een integraal beleidsstuk. Zorg ervoor dat ook het sociaal domein vertegenwoordigd is, want vanuit de WMO geldt ook een wettelijke basis voor participatie, namelijk de cliëntparticipatie.
2. Raadpleeg de organisatie tijdens het proces. Medewerkers weten precies waar de knelpunten en uitdagingen zitten. Gebruik die kennis en inventariseer ook hoe groot het interne draagvlak voor participatie is. Hiermee heb je meteen een beeld bij de ondersteuningsbehoefte en ontvang je waardevolle adviezen voor de implementatiefase.
3. Beleg tussentijds sessies met college en raad. Bestuurlijk draagvlak is minstens zo belangrijk als draagvlak in de organisatie. Raadsleden hebben vaak moeite met hun rol in participatieprocessen, weten niet goed wat er van hen verwacht wordt en er ontstaan regelmatig discussies in de raad over participatie. Door vroegtijdig met de gemeenteraad en het college in gesprek te gaan krijg je de concrete vragen scherp en kun je hier in je beleid en uitvoering rekening mee houden.
4. Vergeet het managementteam niet! De ondersteuningsbehoefte is een belangrijk aandachtspunt bij de uitvoering van participatie. Kennis en capaciteit is in veel organisaties een knelpunt. Door tijdens het opstellen van het participatiebeleid het managementteam te betrekken kun je op tijd voorsorteren op de ondersteuningsbehoefte en de organisatorische en financiële consequenties die uit het beleid gaan voortvloeien.

Vergeet de inwoners zelf niet

Participatiebeleid maak je vooral ook voor je inwoners. Het is dus aan te raden om hen te betrekken bij de totstandkoming van het participatiebeleid. Door hen te vragen wat er leeft, welke onderwerpen zij interessant vinden, op welke manier ze betrokken willen worden, wat zij vinden dat er beter kan bij participatie en in de besluitvorming etc. Dit levert input op voor je visie en je aanpak en verbetert de kwaliteit van het participatiebeleid.

“Participatiebeleid maak je vooral ook voor je inwoners. Betrek hen dus ook bij de totstandkoming van je beleid.”

Suzanne Swart-Beekhuis – Proparte Advies

Beleid vastgesteld en dan?

Als het participatiebeleid uiteindelijk klaar is en is vastgesteld door de gemeenteraad, ben je er nog niet. Sterker nog, dan begint het pas. Want dan moet het beleid een plek krijgen in de organisatie. Een juiste implementatie en inbedding van het beleid zijn van cruciaal belang om bewoners participatie op de werkvloer te laten slagen. Vergeet dus ook niet om hierover iets op te nemen in je beleidsnota en het bijbehorende raadsvoorstel. Of werk met een implementatieplan of actieprogramma, met daaraan gekoppeld concrete uitvoeringsacties, inclusief budgetten die daarvoor nodig zijn.

Implementatie van het participatiebeleid

Vier belangrijke pijlers voor de implementatie van het participatiebeleid:

1. Lerende organisatie. Participatie gaat niet vanzelf en moet in het DNA van de organisatie komen door een organisatiebrede aanpak, gericht op leren participeren. Participatie is een kwestie van vallen en opstaan. Fouten maken mag, processen mogen af en toe mislukken met als uiteindelijke doel om het daarna beter te doen. Evalueren en elkaar helpen hoort daar ook bij.
2. Stimuleren, enthousiasmeren en leren. Een lerende organisatie heeft behoefte aan opleiden, stimuleren en aanjagen. Door een kwartiermaker, ambassadeurs of koplopers te benoemen die ervoor zorgen dat participatie zich als een olievlek in de organisatie gaat verspreiden. Maar ook door medewerkers en bestuurders op te leiden en te trainen.
3. Inbedding in werkprocessen. Door participatie in te bouwen in de systemen en te implementeren in de processen wordt participatie vanzelfsprekender en makkelijker. Dit kan al heel concreet door standaard elk collegevoorstel te voorzien van een kopje participatie, maar ook door er bij de inrichting van het zaaksysteem op te anticiperen.
4. Hulpmiddelen voor participatie. Participatiebeleid met goed en makkelijk vindbaar en toepasbaar zijn voor iedereen die ermee werkt. Dat begint met een goede informatievoorziening, maar ook door handige tools beschikbaar te maken, etc.

Trainingen en workshops

Een bedrijf dat veel ervaring heeft met het praktijkgericht trainen en coachen op gebied van bewoners- en overheidsparticipatie is Participatiecursus. Zij bieden diverse trainingen en workshops op maat aan voor alle soorten (semi-)overheden, projectontwikkelaars, woningcorporaties en andere bedrijven. De incompany trainingen worden toegespitst op eigen participatiebeleid van opdrachtgevers. Hiermee leren de cursisten om het participatiebeleid van hun organisatie direct toe te passen in hun dagelijkse werk. Deze trainingen zijn daarom altijd maatwerk.

Interesse in één van de trainingen? Neem dan contact met ons op!