Participatieaanpak: vasthouden of flexibel zijn?

Aan de start van elk participatieproces maak je een participatieaanpak, een plan waarin je beschrijft wat je doel is en welke stappen je gaat ondernemen om dat doel te halen. Zo’n aanpak is heel belangrijk, want het geeft je richting en houvast en maakt het makkelijker om achteraf te toetsen of je participatie voldoet aan de eisen. Maar wat als de realiteit toch even anders loopt? 

We kennen het allemaal wel: je hebt van te voren precies bedacht hoe je iets wil doen, maar dan gebeurt er iets wat je niet had voorzien. Wat doe je dan? Houd je vast aan je plan dat nu eigenlijk niet meer goed aansluit, of pas je je aanpak aan? Ook ik heb een aantal keer voor deze keuze gestaan. In dit blog lees je mijn ervaringen met onvoorziene omstandigheden. 

Overdonderd door succes

Ruim vijf jaar geleden begeleidde ik een herontwikkelingsproces van een schoollocatie. Het schoolgebouw stond leeg en samen met de buurtbewoners wilden we een nieuwe invulling bedenken voor die locatie. Voor de herontwikkeling stelden we drie criteria op, gericht op de betekenis voor de wijk, haalbaarheid en duurzaamheid van het nieuwe plan. Verder lag alles open. Met deze criteria nodigden we iedereen uit om een idee in te dienen. Buurtbewoners, architectenbureaus , projectontwikkelaars; iedereen mocht meedoen. 

In de participatieaanpak hadden we rekening gehouden met zo’n vijf ingediende ideeën. Die wilden we voorleggen aan de wijk in een bijeenkomst, waarna de buurtbewoners zelf mochten stemmen op hun favoriete idee. Maar in plaats van vijf, kwamen er twintig ideeën binnen. Een te groot aantal om ‘even’ aan de buurt voor te leggen, dus moesten we onze aanpak aanpassen. 

Het doel bleef hetzelfde: de buurt mocht nog steeds zelf beslissen welk idee gerealiseerd zou worden. Dit was voor het college ook belangrijk, die had zich van te voren al gecommitteerd aan de uitkomst, wat die ook zou worden. Maar in plaats van alle ingebrachte ideeën voorleggen aan de buurt, bouwden we tussenrondes in.

Er werd een selectiegroepje opgericht waarin bewoners, de gemeente, de woningstichting en het lokale duurzaamheidsinitiatief vertegenwoordigd waren. Daarnaast werden er extra gesprekken gevoerd met de initiatiefnemers, om te kijken of hun ideeën wel echt financieel haalbaar waren. Na deze selectierondes bleven er vier ideeën over, waarover alle wijkbewoners via een stembiljet mochten stemmen op hun favoriete ontwerp. Het winnende plan is ook gerealiseerd. 

Zo zie je hoe we aan de voorkant een goed plan hadden, maar tijdens het proces meerdere zijwegen nodig hadden om het doel te halen. Die zijwegen hebben  geholpen om tot een mooi resultaat te komen. Een resultaat waar de wijk nu ook echt iets aan heeft. 

Participatieaanpak wijzigen door samenloop van omstandigheden

In een ander proces hebben we ook een paar dingen moeten wijzigen. Van te voren hadden we een aanpak bedacht met onder andere individuele gesprekken en twee bijeenkomsten. Het proces had een strakke planning en lag bestuurlijk gevoelig, wat extra druk gaf. Toch hebben we de planning ruimer moeten maken, om verschillende redenen. 

De individuele gesprekken liepen vanwege ziekte vertraging op. Hierdoor werd de tijd tot de besluitvorming krapper. Daarnaast bleekt tijdens de gesprekken en de bijeenkomsten dat de bewoners vonden dat het allemaal te snel ging. De bewoners wilden het plan eigenlijk helemaal niet. Maar het besluit stond vast, dus het was belangrijk om goed te luisteren en hen serieus te nemen. Een goede relatie met de bewoners en verwachtingenmanagement waren dus erg belangrijk. 

We kozen ervoor om een extra bijeenkomst met direct belanghebbenden te organiseren en – gelet op de planning- een  bredere informatiebijeenkomst te laten vervallen. Hier hebben we dus de aanpak aangepast om zorgvuldig te kunnen werken en om de relatie met de bewoners goed te houden. 

Deze aanpassingen in de participatieaanpak hebben we in goed overleg gedaan. Zeker bij een politiek gevoelig project zoals dit is het van groot belang om dit af te stemmen met de portefeuillehouder. Als er vragen komen vanuit de gemeenteraad, moet hij of zij deze wel kunnen beantwoorden. Daarnaast is het belangrijk om de betrokkenen in het proces altijd uit te leggen waarom je bepaalde keuzes maakt. Dus ook de bewoners en andere belanghebbende stelden we hiervan op de hoogte. 

Sociale component

Met deze voorbeelden wil ik je laten zien dat – hoe goed je van te voren ook nagedacht hebt over je aanpak – het altijd anders kan lopen dan gedacht. Dat betekent niet dat een participatieaanpak maken niet nodig is. Het vooraf opstellen van een aanpak met een doel is juist heel belangrijk, omdat je daarmee weet waar je naar toe moet. Het doel is ook datgene waar bestuurlijk aan getoetst wordt, waaraan het bestuur kan toetsen of de participatie goed gedaan is.

Tijdens het proces is het vooral belangrijk dat je in gesprek blijft. Luister en voel aan waar de behoefte ligt. Stug vasthouden aan je eigen planning is vaak te makkelijk gedacht. Veel gemeentes zijn gewend om volgens vaste systemen te werken, omdat dat moet vanuit de werkprocessen en wet- en regelgeving. Bij participatie werkt dat maar tot op zeker hoogte. Je hebt wel een structuur en planmatige aanpak nodig, maar door het sociale verbindende component, door de mensenkant die eraan zit, moet je daar wel vrij mee om kunnen gaan.

Vind jij het lastig om tijdens een participatieproces te schakelen? Of weet je niet goed hoe je een heldere aanpak maakt? Dan kunnen wij je helpen. Kijk bij ons aanbod of er een training is die bij je past. Ook coaching kan op hierbij erg effectief zijn. Neem contact met ons op voor een kennismaking of om meer te weten te komen over onze trainingen en coaching. We denken graag met je mee!