Hoe bepaal je of de participatie voldoende is? Wanneer is er sprake van succesvolle participatie? En wanneer is het genoeg? De vraag wanneer participatie succesvol is houdt veel mensen bezig. En dat is terecht. Want met de verplichtingen voor participatie vanuit de Omgevingswet is participatie niet langer vrijblijvend en is er straks een juridische procedure mogelijk over de vraag of de participatie voldoende was. In dit blog geven we een aantal tips waarmee je de kans op succesvolle participatie vergroot.
1. Zorg dat je doel duidelijk is
Participatie doe je met een doel. Door voorafgaand aan een opgave het doel van de participatie te benoemen, kun je achteraf aan de hand van dat doel toetsen of je doel gehaald is. Organiseer je participatie om alle belangen goed in beeld te krijgen zodat je daarmee in de besluitvorming rekening kan houden? Zorg dan dat je in het proces duidelijk alle belangen ophaalt en dat je bij de besluitvorming aangeeft wat je met die belangen hebt gedaan. Heeft de input tot een aanpassing van het plan geleid? Of zijn er andere zwaarwegende belangen die voor gaan en kun je dat duidelijk uitleggen?
Als het doel van de participatie duidelijk is, is het resultaat ook toetsbaar. Vaak gaat het dan om de kwalitatieve toetsing. Participatie hoeft niet kwantitatief meetbaar te zijn door bijvoorbeeld vooraf te stellen hoeveel mensen je wilt betrekken of hoeveel procent draagvlak je wilt creëren.
2. Betrek de juiste belanghebbenden
Door vooraf een omgevingsanalyse uit te voeren, zorg je ervoor dat de juiste belanghebbenden betrokken worden. Maar toch kan het gebeuren dat je tijdens een proces erachter komt dat je één of meerdere belanghebbenden vergeten bent. Betrek ze dan alsnog en ga het gesprek aan. Zorg dat ze op hetzelfde informatieniveau komen als de andere belanghebbenden die al wel betrokken zijn.
Een omgevingsanalyse zorgt er voor dat je in beeld hebt wie jouw doelgroepen zijn, zodat je daar rekening mee kunt houden bij het kiezen van de juiste werkvormen (afgestemd op die doelgroepen). Zo voorkom je dat bepaalde betrokkenen onvoldoende zijn aangehaakt bij het proces of dat je elke keer alleen de “usual suspects” bereikt.
3. Stel duidelijke kaders
Niets is zo frustrerend als in de uitvoering van het participatieproces erachter komen dat de kaders niet duidelijk zijn. Belanghebbenden mee laten praten over iets waar ze helemaal geen invloed op hebben is immers de doodsteek voor het resultaat. En belanghebbenden mee laten beslissen terwijl er vervolgens geen budget beschikbaar blijkt te zijn is ook niet wenselijk. Door vooraf duidelijke kaders te formuleren, voorkom je dat de betrokkenen teleurgesteld afhaken.
4. Bepaal vooraf de invloed van belanghebbenden
Belanghebbenden die mee willen praten of denken willen invloed. Zorg er dus voor dat ze mee mogen praten over de invulling van een project als daar ook daadwerkelijk over mee te praten valt. Over keuzes die er gemaakt er moeten worden, over uitgangspunten die gebruikt gaan worden. Maar doe dat alleen als dit kan. Uitgangspunten waarover geen gesprek meer mogelijk is, moeten duidelijk vooraf gecommuniceerd worden. Zo zijn de verwachtingen over de werkelijke invloed van belanghebbenden duidelijk voor iedereen.
En dan heb je succesvolle participatie?
Ja en nee. Met deze vier tips vergroot je de kans op succesvolle participatie. Maar of een participatieproces echt goed verlopen is blijkt vaak pas achteraf, als de politiek aan het woord is. Want de participatie kan wel succesvol zijn, dat wil niet zeggen dat alle belanghebbenden tevreden zijn. Omdat ze hun zin niet hebben gekregen. Of omdat niet alle wensen volledig ingewilligd kunnen worden. Wat doet de politiek dan? Zijn ze gevoelig hiervoor? Of vinden ze inderdaad dat de participatie geslaagd is geweest?
Trainingen voor succesvolle participatie
Wij bieden diverse workshops en trainingen aan die jou helpen om de participatie zo succesvol mogelijk te laten verlopen. Een workshop “omgevingsanalyse maken”, een training “zo schrijf je een participatieplan” of een incompanytraining op maat (bijvoorbeeld voor raadsleden en griffiemedewerkers of projectleiders). Wil je meer weten hierover? Neem dan gerust contact met ons op. Of kijk eens in ons aanbod van trainingen.