Een bewonersbijeenkomst is vaak onderdeel van een participatieproces. Het is een mooie manier om in één keer een grote groep mensen te bereiken, en reacties op te halen van alle betrokkenen. Maar een bijeenkomst goed laten verlopen is niet altijd makkelijk. Zeker niet als projecten complex zijn, of meningen uiteenlopen. Hoe zorg je er dan voor dat je bijeenkomst toch een succes wordt? Ik geef je drie tips, die mij als dagvoorzitter al vaak hebben geholpen.
Bij bewonersbijeenkomsten met een plenair deel, is het verstandig om een (externe) voorzitter aan te wijzen. Iemand die, los van de inhoud, zorgt voor een goed verloop van de bijeenkomst. De voorzitter kan de tijd in de gaten houden, zorgen dat iedereen aan het woord komt en ingrijpen als het toch uit de hand loopt. De collega’s van de inhoud kunnen zich dan volledig op de inhoud richten.
Of je nu een externe voorzitter inhuurt, of zelf als voorzitter aan de slag gaat, deze tips helpen je om van je bijeenkomst een succes te maken.
Tip 1: bereid je bewonersbijeenkomst goed voor
Verdiep je in het onderwerp. Als voorzitter of leider van de bewonersbijeenkomst hoef je niet alle details te kennen. Maar je moet wel weten waar het over gaat. Dat helpt je in het afwegen van de informatie die gedeeld wordt. Is deze vraag relevant? Krijgt dit onderwerp te weinig of te veel ruimte? Als je eet waar het over gaat, kun je ervoor zorgen dat de bijeenkomst kwalitatief goed is.
Verdiep je in de sprekers. Vaak stel jij als voorzitter de sprekers voor aan het publiek. Dat kun je natuurlijk doen door allen hun naam en functie te vermelden. Maar vaak zijn deze mensen complete onbekenden voor het publiek. Stel ze dus eens een prikkelende vraag voordat ze aan het woord gaan. Dit geeft je publiek wat context en verlaagt de drempel om vragen te stellen aan de spreker.
Verdiep je in het publiek. Wie komen er, wat zijn hun belangen en hoe kun je ervoor zorgen dat ze zich betrokken voelen? Het publiek hoeft niet alleen in de luisterstand te staan, maar mag ook echt input leveren. Als voorzitter is het jouw taak om een sfeer te creëren die daarvoor uitnodigt. Je publiek is immers een belangrijk onderdeel van de bijeenkomst. Uiteindelijk gaat het om hun reactie op de informatie. Wat vinden zij ervan? Willen ze meewerken? Hebben ze nog aanvullingen of alternatieven?
Verdiep je in het programma. Tijdens het voorbereiden stel je vast welke vorm de bewonersbijeenkomst krijgt en welke werkvormen passend zijn bij het onderwerp en je publiek. Jij als voorzitter bent de regisseur van de avond en zorgt ervoor dat de bijeenkomst volgens het programma en de planning verloopt.
Tip 2: voel je publiek aan
Wees flexibel in je aanpak en opzet. Zelf zat ik eens een avond voor, waarin na het plenaire deel een discussie in groepjes gepland stond. Tijdens de vragenronde na het plenaire deel, bleek dat het publiek liever niet in groepjes uiteen ging. Ze wilden graag allemaal horen wat er naar voren zou komen. Ik peilde onder het publiek of deze wens breder gedragen werd. Het merendeel bleek dit graag te willen. Ik besloot hier gehoor aan te geven en de discussie plenair te voeren.
Dit had wel consequenties voor de input. Op deze manier konden we namelijk maar één onderdeel behandelen, in plaats van de geplande drie. In overleg met het publiek hebben we hier een keuze in gemaakt en voor de andere onderdelen een passende oplossing gevonden. Uiteindelijk heeft deze aanpassing een zeer positieve uitwerking gehad.
Nu ging het in dit geval om een kleinere bijeenkomst, met zo’n 20 aanwezigen. Maar ook voor grote groepen geldt dat je flexibel moet zijn. Het is jouw taak om het programma en het doel te bewaken, maar als jij merkt dat je publiek echt andere wensen heeft, pas je bijeenkomst hier dan op aan.
Tip 3: geef iedereen de ruimte
Een bijeenkomst is nooit een show waarin je alleen maar zendt. Het is een manier om input op te halen van de aanwezige betrokkenen. Wat die input ook is. Geef je publiek dan ook de kans om te zeggen wat ze willen zeggen. En luister oprecht naar wat er gezegd wordt. Vul niet in voor je publiek, doe geen aannames en kap ook niet onnodig af. Als je je publiek de ruimte geeft voelen ze zich serieus genomen en dat vergroot het vertrouwen.
Dit geldt ook voor emoties. Die kunnen soms hoog oplopen bij bewonersbijeenkomsten. Wees daar niet bang voor en druk ze ook niet weg. Vaak helpt het om deze de ruimte te geven, omdat je daarmee tot de essentie komt en beter het gesprek aan kunt gaan. Als mensen hun emoties niet kwijt kunnen tijdens de bijeenkomst, krijg je ze geheid later in het proces terug.
Met deze drie tips heb je een mooie basis om je bewonersbijeenkomst zo goed mogelijk te laten verlopen. Kom je er toch nog niet uit? Of wil je graag met meer zelfvertrouwen bijeenkomst organiseren? Dan helpen we je graag! Bekijk ons aanbod of neem contact met ons op, dan kijken we samen hoe we je verder kunnen helpen.
Suzanne Swart-Beekhuis is opgeleid als planoloog en heeft zich gespecialiseerd in bewoners- en overheidsparticipatie. Inmiddels heeft zij ruim 25 jaar ervaring in de publieke en private sector. Ze is co-auteur van het ‘Handboek bewonersparticipatie’, trainer (en NOBTRA-lid) bij Participatiecursus en senior participatie adviseur, gespreksleider en spreker bij ParticipatieKracht.